Li certa vez uma frase que tem tudo haver com o post de hoje:
"Existe uma diferença entre ser organizado e ser apenas ordeiro. Socar coisas dentro das gavetas e empilhar cuidadosamente pastas e papéis não significa organização. Prefira ser sempre organizado a ser ordeiro" (Donna Smallin).
Baseada nessa frase, resolvi organizar minhas papeladas do que apenas colocá-las numa gaveta ou pastas.
Papéis e documentos fazem parte do nosso dia-a-dia. Se não tomamos conta da situação a papelada se transforma numa montanha, com documentos importantes misturados com catálogos de promoções e mais outros mil pedacinhos de anotações... E aí, na hora em que mais precisamos daquele papel e vamos procurá-lo, é aquele estresse! Corremos o risco da montanha desmoronar em cima de nós. Não queremos isso! A melhor solução então, é organizar os papéis colocando nos seus devidos lugares por categorias. Afinal de contas, na nossa casa, todos os itens precisam de uma casa!
Se você não sabe por onde começar, escolha uma área (uma gaveta, uma mesa, uma pasta...) ou comece pelos papéis mais importantes para você e sua rotina. Não adianta sair juntando todos os papéis da casa e colocá-los em cima da mesa achando que em meia hora você conseguirá organizar tudo! Seja realista!
Para organizar a papelada é necessário tempo, decisão e paciência. Você não precisa fazer tudo num dia só. Você pode disponibilizar quinze minutos do seu dia para fazer isso, contanto que faça bem! Marque no cronômetro, tenho certeza que será bem produtivo. O importante é não esquecer de marcar onde parou quando você interromper a organização, assim saberá em que ponto recomeçar.
Como eu sempre falo: ORGANIZAÇÃO É UM PROCESSO! Tenha isso em mente! Depois que damos o primeiro passo a caminhada fica mais fácil de continuar.
Eu comecei organizando meus documentos pessoais, pois considero os papéis mais importantes. Juntei todos eles, deixei a mesa livre e fui selecionando as papeladas por categorias, colocando etiquetas para facilitar na hora de separar.
Utilizo as seguintes classificações para os meus documentos pessoais:
- Documentos Originais (Certidões, Diplomas e Históricos)
- Cópias e autenticações de documentos.
- Saúde (Exames)
- Bancos
- Contratos
- Certificados
- Estudos
- Currículos
Essa foi a melhor forma que encontrei para organizar meus documentos. Pode servir para você, mas não é uma regra! Adapte de acordo com as suas necessidades!
DICA! Não use categorias do tipo DIVERSOS em arquivos e pastas, se o conteúdo não tiver importância talvez não seja necessário guardá-lo.
Seja criterioso na triagem, elimine papéis desnecessários. Geralmente, veja a validade dos contratos,. A maioria dos comprovantes de pagamentos e impostos devem ser guardados por um período de cinco anos, depois disso, podem ser descartados. Notas fiscais e manuais devem ser armazenados durante a vida útil do produto.
OUTRA DICA! Reutilize os papéis que não contenha informações muito importantes, aqui em casa temos um envelope de folhas de rascunho. Não se esqueça também de separar os papéis dos outros tipos de resíduos para facilitar na hora da reciclagem.
MAIS DICA! Tome cuidado na hora de descartar seus documentos. Rasgue bem aqueles que contém informações pessoais (como senhas, telefones, número de CPF e RG) para reduzir o risco de falsificação de identidade.
Depois dessa parte de categorização, você terá uma noção de qual será a melhor forma de arquivar seus documentos (pastas, fichários, pastas sanfonadas, envelopes, arquivos). Neste caso, eu preferi usar pasta sanfonada.
E é lógico que eu fiz as etiquetas, pois considero as "cerejas do bolo" da organização. Não tem mistério! As artes eu procuro no Pinterest e edito no Paint mesmo. Depois foi só imprimir, cortar e colar. Para facilitar o meu trabalho eu imprimi em papel adesivo.
Ficou ótimo, né? Espero que tenha inspirado você a começar a colocar a papelada em ordem.
E se preparem, porque teremos muito mais organização de papéis e pastas vindo por aí!
Beijinhos.
Rebeca
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